Wie ein wachsendes Softwareunternehmen Meetings, Zusammenarbeit und Belastung neu geordnet hat

Ausgangslage: Das Wachstum war schneller als die bisherigen Strukturen

Das Unternehmen wuchs in kurzer Zeit stark. Mit neuen Mitarbeitenden, neuen Verantwortlichkeiten und einem eigenen Vertrieb veränderten sich auch die Anforderungen an Führung, Kommunikation und Zusammenarbeit.

Im Arbeitsalltag zeigte sich das besonders in langen, teils emotional aufgeladenen Meetings. Entscheidungen dauerten zu lange, Zuständigkeiten waren nicht immer klar und mehrere Mitarbeitende empfanden die wachsende Belastung als zunehmend schwierig.

Die zentrale Frage lautete deshalb nicht nur: „Wie reduzieren wir Stress?“, sondern vor allem:

Wie können Führung, Zusammenarbeit und Arbeitsabläufe so weiterentwickelt werden, dass das Unternehmen gesund wachsen kann?

Der Einstieg: Resilienz Seminar für das gesamte Team

Der CEO entschied sich zunächst bewusst für ein Resilienz Seminar mit dem gesamten Team. Es sollte ein erster, überschaubarer Schritt sein: Belastungen besser verstehen, persönliche Stressmuster erkennen und prüfen, welche Veränderungen im Arbeitsalltag sinnvoll sind.

Im Seminar beschäftigten sich die Teilnehmenden mit ihren individuellen Stressauslösern, frühen Warnsignalen und passenden Möglichkeiten, im Alltag gegenzusteuern.

Ein wichtiger Bestandteil war der typenspezifische Blick auf Belastung: Nicht jeder Mensch nimmt Stress auf die gleiche Weise wahr, reguliert ihn gleich oder braucht dieselben Wege, um damit umzugehen. Es ging deshalb nicht um eine Standardlösung für alle, sondern darum, Belastung bewusster wahrzunehmen und passend damit umzugehen.

Diese Perspektive führte zu vielen Gesprächen und Nachfragen. Mitarbeitende wollten mehr darüber erfahren, warum sie selbst auf bestimmte Situationen reagieren, wie sie reagieren, und warum Kolleginnen und Kollegen in vergleichbaren Situationen anders handeln.

Nach dem Seminar äußerten mehrere Mitarbeitende den Wunsch, an den Themen weiterzuarbeiten. Auch das Team und der Geschäftsführer kamen auf mich zu mit der Frage, ob ich dabei unterstützen könnte, die im Seminar angesprochenen Maßnahmen im Unternehmen weiterzuentwickeln und im Arbeitsalltag zu verankern.

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Vom Verständnis zu konkreten Veränderungen

Im nächsten Schritt folgte ein Team Stärken Workshop mit nahezu dem gesamten Unternehmen.

Im Vorfeld wertete ich die einzelnen Stärkenprofile aus. Im Workshop wurden sie visualisiert und gemeinsam besprochen. Im Mittelpunkt stand nicht nur die Frage, worin einzelne Personen besonders gut sind, sondern auch, wie sich unterschiedliche Denk, Kommunikations und Arbeitsweisen im Alltag bemerkbar machen.

Ich ordnete die jeweiligen Stärken anhand konkreter Praxisbeispiele ein und half dabei, die Erkenntnisse in den Arbeitsalltag zu übersetzen. Es blieb nicht bei einzelnen Begriffen oder Profilen, die jede Person für sich selbst einordnen sollte. Gemeinsam wurde reflektiert, welche Aufgaben, Kommunikationsweisen und Formen der Motivation für einzelne Personen besonders gut passen könnten und was sie eher demotiviert oder schwächt.

Viele Teilnehmende erlebten dabei Aha Momente: Spannungen entstehen nicht immer, weil jemand bewusst gegen andere arbeitet. Häufig treffen unterschiedliche Denk und Verhaltensmuster aufeinander, ohne dass sie allen Beteiligten bewusst sind.

Dieses Verständnis half dabei, Gespräche häufiger auf der Sachebene zu führen, Aufgaben passender zu verteilen und die jeweiligen Stärken im Team gezielter einzusetzen.

Parallel dazu begleitete ich Gespräche mit CEO, Teamleiter und Mitarbeitenden. Ich strukturierte die Analyse der Belastungsfaktoren, wertete Beobachtungen aus, moderierte die Abstimmung und brachte Empfehlungen für die weitere Arbeit ein. Die Entscheidungen über konkrete Veränderungen und ihre Umsetzung traf das Unternehmen selbst.

Daraus entstanden konkrete Veränderungen:

• Meetings erhielten klarere Agenden, feste Zeitfenster und eine stärkere Ergebnisorientierung.
• Die Auswahl der Teilnehmenden wurde bewusster getroffen.
• Zuständigkeiten und Kompetenzen wurden klarer verteilt.
• Engstellen in Abläufen wurden sichtbar gemacht und schrittweise aufgelöst.
• Führung und Team entwickelten eine gemeinsame Sprache für Belastung, Zusammenarbeit und Prioritäten.

Wo es sinnvoll war, wurden Vereinbarungen schriftlich festgehalten, etwa zu Zeiten, Einladungen, Rollen und gewünschten Ergebnissen von Meetings. Individuelle Entwicklungsschritte blieben dagegen teilweise bewusst bei den jeweiligen Personen und wurden abhängig von Thema und Bedarf mündlich weiterverfolgt.

Meine Aufgabe in der weiteren Begleitung war auch, Vereinbarungen im Blick zu behalten und sie wieder aufzugreifen, wenn der Arbeitsalltag oder eine hohe Projektlast dazu führte, dass frühere Muster zurückkamen.

Die Zusammenarbeit folgte keiner starren Taktung. In Phasen mit hoher Projektlast hatte das operative Geschäft Vorrang. In ruhigeren Zeitfenstern plante das Unternehmen bewusst Workshops, Gespräche und Weiterentwicklung ein, damit die Beteiligten dafür wirklich Kapazität hatten.

In der weiterführenden Begleitung wurden unter anderem Entwicklungs und Führungsthemen, Konflikte und schwierige Gespräche bearbeitet. Diese Gespräche wurden nicht nur theoretisch vorbereitet, sondern zum Teil auch in Rollenspielen geübt. Das half den Beteiligten, Situationen bereits einmal erlebt zu haben und dadurch mit mehr Sicherheit in reale Gespräche zu gehen.

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Was sich im Arbeitsalltag verändert hat

Nach Rückmeldung des CEO wurden Meetings fokussierter vorbereitet. Die passenden Personen saßen häufiger am Tisch, relevante Themen wurden klarer besprochen und Entscheidungen besser nachgehalten.

Der CEO beobachtete außerdem, dass mehrere Mitarbeitende, die zuvor stark unter zwischenmenschlichen Spannungen gelitten hatten und wiederholt krankheitsbedingt ausgefallen waren, seit längerer Zeit nicht mehr krankheitsbedingt fehlten.

Für ihn war das ein wichtiges Signal. Diese Mitarbeitenden sind für das Unternehmen wichtige Leistungsträger. Zu sehen, dass sie wieder engagierter wirkten, mehr Freude an der Arbeit hatten und sich im Unternehmen stärker gesehen fühlten, war für ihn persönlich und unternehmerisch sehr bedeutsam.

Ein weiteres Zeichen für die veränderte Arbeitskultur: Ein Mitarbeiter empfahl das Unternehmen in seinem Umfeld weiter. Daraus ergab sich später die Einstellung eines neuen Mitarbeiters.

Die Beobachtung der Geschäftsführung war: Wachstum wurde zunehmend nicht mehr nur als Belastung erlebt, sondern wieder stärker als gemeinsames Projekt.

Die Zusammenarbeit heute

Heute finden quartalsweise Gespräche mit dem CEO statt.

Im Mittelpunkt stehen inzwischen vor allem Fragen der Weiterentwicklung: Personal und Entwicklungsgespräche vorbereiten, schwierige oder konflikthafte Gespräche führen, Krisensituationen einordnen und die nächste Entwicklungsstufe des Unternehmens gestalten.

Aus einem ersten Seminar wurde so eine Zusammenarbeit, die sich an der tatsächlichen Situation des Unternehmens orientiert und mit dem Wachstum mitgeht.

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Was andere wachsende Unternehmen daraus mitnehmen können

Ein Seminar kann ein guter Einstieg sein. Dauerhafte Veränderung entsteht besonders dann, wenn danach konkrete Belastungsfaktoren sichtbar gemacht, Prioritäten gesetzt und Arbeitsabläufe gemeinsam weiterentwickelt werden.

Dieses Praxisbeispiel zeigt, wie Resilienz Seminar, Team Stärken Workshop und bedarfsorientierte Begleitung zusammenspielen können.